Sous toutes réserves – Without prejudice

Sous toutes reserves Without prejudice
Janvier 2017

Le surpplus d’arrondissement – pres de $11 million dépensé depuis 2011

– Mise a jour concernant des questions et inquietudes par rapport à la gestion du surplus d’arrondissement de Pierrefonds Roxboro – cliquez ici pour le document d’analyse

January 2017

The Borough Surplus – almost $11 million spent since 2011

– Update regarding questions and concerns with respect to the management of the Pierreonfds-Roxboro surplus – click here for the analysis document

Pour voir un graphique indiquant l’évolution de notre surplus cliquez ici To view a graph of the Pierrefonds-Roxboro Surplus click here
On peut se demander comment l’arrondissement inclus les dépenses provenant de notre surplus d’arrondissement dans les documents budgetaires, comme dans le cas du budget preparé en Sept 2012 en préparation pour l’année fiscale 2013.

On a miné pour l’occurence du mot surplus des procès-verbaux du conseil. Parfois le conseil ajoute au surplus, parfois il dépense du surplus.

Le graphique dessous demontre combien d’argent a été pris et ajouté au suplus d’arrondissement au fils des années en question.

On peut voir en 2008 que beaucoup d’argent a été ajouté au surplus, tandis que pendant les années 2008 et 2009 (2009 = année d’election municipale) que de gros montants (environ $1 million par annee) ont été dépensés provenant du surplus.

One may wonder how the borough includes expenses paid from our surplus into budgetary documents, as in the case of the budget prepared in September 2012 for the 2013 fiscal year.

We looked for the occurrence of the word surplus in the minutes of council meetings. Sometimes council adds to the surplus, sometimes they pay expenses using the surplus.

The chart below demonstrates how much money was taken and added to our surplus in recent years.

In 2008 large amounts were added to the surplus, while during the 2008 and 2009 (2009 = municipal election year) large amounts (approximately $ 1 million per year) were spent from the surplus .

Maintenant, regardons dans les budgets preparés par l’arrondissement en 2007, 2008, 2009 et 2010 pour voir comment ces documents présentent l’information associée au surplus.

Dans d’autres documents budgetaires offerts aussi offerts par l’arrondissement, on n’y voit pas de mention que le conseil anticipait prendre, à partir du surplus, des montants d’environ $1 million par année pour 2008 et 2009.

On peut donc se demander comment on peut retracer des dépenses de près de $1millions tirées du surplus en 2008 et 2009 et comment on semble ne pas voir reference à ces montants dans les documents budgétaires, on ne voit pas de mentions de ces sommees importantes provenant du surplus. En effet les budget semblent indiquer 0.0 comme provenant du surplus.

L’arrondissement présente donc aux residents des prévisions de revenus et des dépenses pour le budget 2013 de l’année suivante.

Mais on ne voit pas comment est inclus dans ces documents qui font une prévision du budget, combien d’argent le conseil anticipe prendre de notre surplus en cours de la prochaine année.

Ceci semble être une absence d’information par rapport à une prévision de combien d’argent sera tiré du surplus l’année prochaine et cela risque de faire en sorte que le conseil a accès au montant du surplus (plus de $10 millions en sept. 2012) et que le conseil peut décider en cours de l’année prochaine, d’aller piger dans ce surplus et ce sans avoir à avoir présenté aux residents une prévision de combien d’argent ils prevoyaient prendre de notre surplus.

Si cette interpretation est correcte, cela pose un risque aux résidents car la gestion du surplus est gerée en arrière-plan, sans être incluse dans les documents officiels budgetaires et de manière tres tres difficile voir impossible pour les résidents à suivre.

La mention de la gestion du surplus (présentement à $10,329,335) et le statut de la dette (présentement $69 millions) devraient être inclus dans tous les documents financiers de l’arrondissement.

Oui, il est vrai que le conseil doit approuver les dépenses payées par le surplus, et ces approbations devraient parraîtrent aux procès-verbaux des réunions du conseil, mais cela est fait à la piece en cours d’année. Tandis que toutes les autres sphères de depenses ont chacune leurs prevision en debut d’annee fiscale.

On a tenté, sans succès, d’obtenir des clarifications à ce sujet lors de la période de questions de la réunion du conseil du 26 sept 2012 à 19:00.

Si l’interprétation dessus est fautive et incorrecte, nous invitons l’arrondissement à offrir des clarifications à ce sujet.

Now if we can look in in the borough budgets for 2007 , 2008, 2009 and 2010 to see how they present the information associated with the surplus.

In other budget documents also offered to residents, we do not see any indication the borough anticipated taking money from our surplus, i.e. amounts of approximately $ 1 million per year, for 2008 and 2009.

We can reasonably ask why we do not see a reference to the nearly $1 million taken from our surplus in the budget documents for 2008 or 2009. In fact, the budget documents we inspected referred to surplus amounts as 0.0.

The borough does present to residents projected revenues and expenditures for the 2013 budget of the coming year.

But we do not see how in these documents, used to forecast financial information, how much money the borough expects to take from our surplus over the next year.

There seems to be a lack of information related as to how much money will be taken from the surplus in the coming year. This absence of information appears to indicate the borough has access to surplus money (over $ 10 million in September 2012) and that Council may choose to dip into the surplus without having presented to residents at the beginning of the fiscal year, a forecast of how much money they planned to take from our surplus.

If this interpretation is correct, it may pose a risk to residents because management of surplus funds appears to be handled piecemeal and in the background without being included in the budgetary documents. This also makes it very very difficult or impossible for residents to follow the status of their surplus.

Clear statements concerning the status of our surplus (currently at $ 10,329,335) and at the same time the status of the debt (currently at $ 69 million) should be included in all financial documents.

Yes, it is true council must approve all borough expenses paid for using money from the surplus, and yes these approvals to spend from the surplus should appear in minutes of council, but the manner in which this is done means it is done during the year one expense at a time. On the other hand, all other areas of expenditures each had a forecast prepared for them at the beginning of the year. Why can’t we also forecast how much we may be taking from the surplus?

It was tried, unsuccessfully, to obtain clarification on this matter during question period at the Sept 26 2012 council meeting on the budget.

If the above interpretation is incorrect, we invite the borough to provide clarification on this topic.