Sous toutes reserves – Without prejudice

Partie 1: Comment les résidants n’ont pas été informés des activités en coulisses concernant l’approbation de la tour de Rogers à l’église St Barnabas à Pierrefonds-Roxboro Part 1: How residents were kept in the dark concerning the behind the scenes activities related to the approval of the Rogers tower at St Barnabas Church in Pierrefonds-Roxboro
– Il ya beaucoup à apprendre des événements récents qui ont porté à l’installation de la tour de Rogers à l’Église St-Barnabas sur la rue Colin à Pierrefonds-Roxboro.

– L’analyse préliminaire de documents obtenus par une demande d’accès à l’information indiquent le découlement d’événements suivants:

– Rogers a commencé la planification de cette installation à partir de Juin 2009 ou plus tot..

– 9 février 2010 – L’arrondissement lance une consultation publique sur le règlement de zonage, y compris le nouveau règlement sur les usages conditionnels liés à l’installation des antennes de communication. L’urbaniste de l’arrondissement occupera un role de tete lors de cette consultation.

– Rogers envoie une lettre à l’urbaniste de l’arrondissement le 15 mars 2010. L’arrondissement ne fait pas mention aux résidents de cette demande par Rogers

– À partir de documents apparemment préparés par l’arrondissement (l’urbaniste?) mais avec aucun nom ou date indiqués, ces documents suggèrent que l’arrondissement souhaite traiter la demande de Rogers par l’intermédiaire du nouveau règlement sur les usages conditionels même si celui ci n’a pas encore été adopté. En vertu de ce règlement, le CCU (UPAC) sert de consultation publique sur les demandes d’installation des tours de communication. Ce point est important car lors de la réunion du conseil en septembre 2010, le conseil apparaîtra surpris d’apprendre qu’il n’y aurait pas eu une consultation publique sur la demande de Rogers.

– Le comité d’architecture de la Ville se réunira en avril, mai et Juin 2010 pour discuter de la demande de Rogers. Les résidants ne sont pas informés des réunions qui traitent de la demande de Rogers.

– Entre le 9 fév et le 31 mai 2010, l’arrondissement consulte les résidents sur les règlements de zonage, y compris le règlement d’usages conditionnels, mais pas une fois que l’arrondissement mentionne au public que l’arrondissement est en train de coordonner une application d’installation de tour avec la compagnie Rogers et qui est proposé comme un usage conditionnel. L’urbaniste joue un role de tete a mener la consultation

– Juin 7 2010 – Le conseil donne son adoption finale au règlement sur les usages conditionnels.

– Juillet 2010 – Le Conseil n’a pas réunion ordinaire du conseil en Juillet – pause estivale.

– 12 Juillet 2010 – Cependant une réunion du CCU est tenue le 12 juillet 2010 et la demande de Rogers est présentée comme un usage conditionnel pour St Barnabas. L’urbaniste est presente. Notez que sur cette date, le règlement d’usage conditionnel n’avait pas encore été promulgué en loi. L’avocat de l’arrondissement et un autre administrateur clé étaient absents de cette réunion du CCU. Il n’est également pas clair quand le public a été informé de cette réunion du CCU. Il est courant pour l’arrondissement de publier le contenu de l’ordre du jour du CCU le jour même ou le jour précédant la réunion du CCU laissant très peu de temps pour le public d’en prendre connaissance.

– Juillet 2010 Le 19 règlement sur les usages conditionnels est promulgué.

– Sept Oct 2010 – Réunion du conseil: Vu l’inquiétude d’un nombre de résidants présents, le conseil demande à Rogers que Rogers aille faire une consultation publique plus complète sur le sujet de la tour à St Barnabas. (Pourtant, les documents fournis par l’arrondissement suggèrent qu’au printemps 2010, que l’arrondissement était pleinement conscient que la réunion du CCU de juillet 2010 servirait de consultation publique sur cette question en vertu des usages conditionnels)

– Fin Sept 2010 – L’arrondissement recoit un paiement de $2,000 de la part de Rogers, un montant qui ira pour payer les permis requis par Rogers pour l’installation de la tour a St Barnabas.

– Oct 2010 – Réunion du conseil – Le conseil refuse officiellement la demande de Rogers pour installer une tour à St Barnabas sur la rue Colin

– Automne 2010 – Rogers présentera à Industrie Canada le fruit de sa démarche avec Pierrefonds-Roxboro, qui a résulté par le conseil refusant la demande de Rogers

– Janvier 2011 – Malgré le refus par le conseil de Pierrefonds-Roxboro, Industrie Canada approuve la demande de Rogers pour installer une tour à St Barnabas puisque la demande avait été traitée par l’arrondissement comme un usage conditionnel pour lequel les réunions du CCU servent de consultation publique. L’urbaniste de Pierrefonds-Roxboro en est informee.

– Janvier 2011 – L’arrondissement, via l’urbaniste, recoit confirmation que la tour a été approuvée par Industrie Canada mais cette information ne sera jamais communiquée aux résidents, malgré que les résidents s’intéressent à ce dossier et posent des question à cet effet

– Sept 2011 – début de la construction de la tour Rogers à St Barnabas – les résidents sont surpris par cette activité

– 19 sept 2011 – Publication d’un communique de l’arrondissement au sujet de l’installation de la tour Rogers. Ce sera la premiere fois que l’arrondissement parle de l’installation de la tour Rogers comme un fait accompli. On sait maintenant que l’arrondissement savait que la tour avait ete approuvee en Janvier 2011 dernier.

– En décembre 2011, après la réunion du conseil, le conseiller Dubois en discutant avec un résident déclare qu’il n’était pas au courant que Rogers était en discussion avec l’arrondissement entre Mars 2010 et Juin 2010. C’est difficile à croire et très inquiétant si c’est le cas.

There is much to learn from the recent events that lead to the installation of the Rogers tower at St Barnabas church on Colin St in Pierrefonds-Roxboro.

Preliminary analysis of documents obtained by an access to information request indicate the following timeline of events:

– Rogers had been planning this installation since at least June of 2009

– Feb 9 2010 – Start of borough`s consultation on zoning bylaw including the new conditional uses bylaw related to tower installations. The borough urban planner will play a leading role in the consultation.

– Rogers sends a letter to the borough`s urban planner on March 15 2010. The borough does not mention this request by Rogers to the residents.

– Documents apparently prepared by the borough (urban planner?) yet with no name or date on them suggest the borough wishes to process the Rogers request via the new but not yet adopted bylaw on conditional uses. Under this bylaw, the CCU (UPAC) meeting serves as the public consultation on tower requests. This is important because at the Sept 2010 council meeting, council will appear surprised there had not been a public consultation yet on the Rogers request.

– The City`s architecture committee will meet in April, May and June of 2010 to discuss the Rogers tower request. No mention of this to the residents.

– Between Feb 9 and May 31 2010, the borough with the help of the urban planner is consulting residents on new zoning bylaws including the conditional uses bylaw, yet not once does the borough mention to the public they are simultaneously discussing a tower application with Rogers under the yet to be adopted conditional uses bylaw.

– June 7 2010 – Council gives final adoption to conditional uses bylaw.

– July 2010 – Council does not have regular council meetings in July – summer break.

– July 12 2010 – However a CCU-UPAC meeting is held at which the Rogers tower request is presented as a conditional uses for St Barnabas Church. The urban planner is present. Note that as of this date the conditional uses bylaw had not yet been promulgated into law. The borough legal expert and another key director were absent from this CCU UPAC meeting. It is also not clear when the public was informed of this CCU UPAC meeting. It is routine for the borough to publish the content of the CCU UPAC agenda on the day of or the day prior to the CCU UPAC meeting leaving very little time for the public to take notice.

– July 19 2010 The conditional uses bylaw is promulgated into law.

– Sept 2010 – Coucil meeting – A number of residents with many concerns convinces council to ask Rogers to go back to the drawing board and do a more complete public consultation on their tower installation. (Yet recall that documents likely prepared by the borough in the spring of 2010 suggested the borough was fully aware the CCU UPAC meeting would serve as the public consultation on this matter under conditional uses)

– Sept 2010 – The borough receives a cheque for $2000 from Rogers to pay for the required permits for the tower installation

– Oct 2010 – Council meeting – Borough council refuses Rogers` request for a tower installation at St Barnabas Church

– Fall 2010 – Rogers pleads their case with Industry Canada, informing IC that the borough had refused the Rogers request

– Jan 2011 – Despite the above, Industry Canada approves the tower because the Rogers application had been processed by the borough under the conditional uses bylaw for which the CCU UPAC meetings served as the public consultation.

– Jan 2011 – The borough receives confirmation from Industry Canada letter sent to the borough urban planner that the Rogers tower has been approved for St Barnabas Church. However the borough never informs the residents of this despite concerns and questions raised by the residents on this topic

– Sept 2011 – Construction begins on the Rogers tower at St Barnabas church, much to the surprise of the residents

– Sept 19 2011 – A communique is published by the borough and for the first time the borough speaks of the Rogers tower as a fait accompli. We now know that the borough had learned of the tower approval back in January 2011 but this had never been mentioned to residents.

– Dec 2011 – council meeting – Councillor Dubois, while discussing with a resident after the meeting, makes a statement along the lines that he (councilor Dubois) was not aware that Rogers was discussing with the borough between March 2010 and June 7 2010. This is difficult to believe and very worrisome if it is true.

Partie 2 – Ameliorations requises aux usages conditionnels pour mieux proteger les interets et droits des residents

– Ces ameliorations ont ete presentees au conseil a partir de la reunion du conseil de decembre 2011 et encore a la reunion du conseil du 16 janvier 2012

Part 2 – improvements required to conditional uses to better protect the rights of residents
– These improvements were presented in part to council at the Dec 2011 council meeting and in full at the Jan 16 2012 council meeting.
– Idéalement, l’arrondissement devrait annuler la forme actuelle du nouveau règlement sur les usages conditionnels.
– L’arrondissement devrait retirer de ce règlement la section 5 sur les installations d’antennes afin de réduire le risque d’installation accelerees des tours dans les quartiers résidentiels
– L’arrondissement doit informer les résidents immediatement quand une demande d’usage conditionnelle est soumiste a l’arrondissement
– L’arrondissement doit publier le contenu des Ordre du Jours des reunion CCU au moins 7 jours avant les réunions du CCU. Toute information relative aux avis de zonage exigent un préavis de 7 jours. Usages conditionnels doivent être traités de façon similaire. Ne pas le faire enleve aux residents leur droit de notification appropriée sur les changements associes au zonage
– Le règlement sur les usages conditionnels ne devraient pas être utilisé pour apporter des modifications au zonage des zones qui devraient être plutot apportées dans le règlement de zonage lui-même.
– Le traitement des demandes d’usages conditionnels devraient etre traités par le CCU en public seulement.
– La réunion du CCU CCU doit publier ses comptes rendus de ses réunions dès qu’ils sont disponibles, de la même manière que le procès verbal du Conseil sont publiés.
– L’arrondissement devrait mettre à jour immédiatement le règlement régissant les lignes directrices pour les réunions du CCU pour refléter les considérations ci-dessus.
– Les résidents doivent être pleinement conscients que tous les usages conditionnels énumérés dans le règlement sur les usages conditionnels sont soumis à une approbation accéléré et que la consultation du public pour ces utilisations seront les réunions du CCU pour lesquels l’ordre du jour de ces réunions sont habituellement publies juste avant les reunions.
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Les ajustements devraient aussi assurer de proteger les residents des faiblesses identifiees en rouge dans le document au lien suivant.
– Ideally the borough should repeal the present form of the new conditional uses bylaw.
– The borough should remove from this bylaw section 5 on tower antenna installations in order to reduce the risk of fast tracking tower installations in residential neighbourhoods
– The borough should inform residents immediatlely when a conditional uses request is made to the borough
– The borough should publish the content of the CCU UPAC agendas at least 7 days prior to the CCU UPAC meetings. Any information related to zoning notices require a 7 day advance notice. Conditional uses should be treated similarly. Failure to do so circumvents the public`s right to proper notification on zoning related matters.
– The conditional uses bylaw should not be used to make changes to zoning areas that should be made in the zoning bylaw itself.
– Conditional uses treated by the CCU should always and only be done in public.
– The CCU UPAC meeting should publish its minutes of its meetings as soon as they are available, in the same manner that council minutes are published.
– The borough should update immediately the bylaw governing the guidelines for CCU UPAC meetings to reflect the above considerations.
– Residents must be fully aware that all conditional uses listed in the conditional uses bylaw are subject to fast track approval and that the public consultation for those uses will be the CCU UPAC meetings for which the agendas of those meetings are notoriously difficult to anticipate ahead of time.
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The adjustment should also address the weaknesses identified in red in the attached document on minor variances