Sous toutes réserves Without prejudice
Contexte
– Il est bien connu que la Ville de Montreal et l’arrondissement Pierrefonds-Roxboro poussent pour faire construire plus de 6000 residences dans le secteur ouest de Pierrefonds
– Il est raisonable de penser que le promoteur M. Grilli sera un des promoteurs principaux dans ces constructions
– Est-il raisonable de permettre donc que le directeur d’arrondissement recoive un cadeau de la part de M. Grilli?
Le cadeau en question est que le cout ($125) d’inscription du directeur a un tournois de golfe le lundi le 29 aout 2011 aurait ete paye par un developpeur qui construit des residences dans le secteur Pierrefonds-Roxboro
Context
– It is well known that Montreal and Pierrefonds-Roxboro are pushing to have more than 6000 residences built in west Pierrefonds
– It is reasonable to assume that Mr. Grilli may be a major player who stands to profit from this upcoming development
– Is it reasonsable then to allow that Mr. Grilli provide gifts to the borough director?
The gift in question is the cost ($125) of the registration fee for the borough director to participate in the Aug 29 2011 Kirkland Golf tournament, this cost apparently being paid by a well known developer with business interests in past and likely future projects in Pierrefonds-Roxboro
Chronologie des évènements associes au cadeau
Les évènements dessous sont présentés en ordre chronologique inverse
Chronology of events relating to the gift
Events below are presented in reverse chronological order
2012-03-07
Cliquez ici pour voir la lettre de l’arrondissement indiquant qu’ils refusent de fournir une copie du rapport du controleur general de Montreal suite a la demande d’acces a l’information du 2 fevrier 2012
– Pour l’instant le public n’a donc pas acces aux conclusions du controleur general de Montreal au sujet du cadeau recu par le directeur de l’arrondissement
2012-03-07
Click here to see the the borough letter in which the borough refuses the access to information request of Feb 2 2012 for a copy of the controler general’s report
– It would appear that the public does not have access to the details of the controler general’s investigation into the issue of the borough director accepting a gift from a west island developer.
2012-02-18
– Demande envoyée à l’arrondissement pour obtenir une copie du rapport du contrôleur général qui a fait une analyse sur la divulgation soumise par le directeur de l’arrondissement

To: pierrefonds-roxboro@ville.montreal.qc.ca
CC: suzannecorbeil@ville.montreal.qc.ca

Subject: Demande – copie du document du contrôleur général de Montréal – Analyse de la divulgation
Date: Sat, 18 Feb 2012 19:30:54 +0000

Bonjour;

J’aimerais svp recevoir une copie des documents préparés par le contrôleur général de Montréal portant sur l’analyse de la divulgation de M. Chan au sujet du cadeau qu’il a reçu dans le cadre de sa participation au tournois de golf de Kirkland du 29 aout 2011.

Ces documents faisant partie du rapport du contrôleur à ce sujet auraient été livrés récemment (quelques temps avant le 16 février 2012) au conseil de Pierrefonds-Roxboro.

Merci pour votre assistance à obtenir une copie de ces documents.

2012-02-18
– Request sent to the borough to obtain a copy of the Montreal controler general’s analysis of the director’s declaration concerning the gift received in a recent golf tournament
– See text sent to the borough in the column on the left.
2012-02-16
Réponses du contrôleur général suite aux questions posées le 14 décembre 2011
2012-02-16
Answers provided by the controler general of Montreal to the questions raised december 14 2011
2011-12-14
Questions envoyées au contrôleur général de Montréal
2011-12-14
Questions sent to comptroller general of Montréal
2011-12-10
Borough director’s acceptance of gift raises hackles – Montreal Gazette

Voir dessous
– un lien au guide de conduite de la Ville de Montreal (mars 2011)
– une traduction non-officielle de cet article.
– les informations recues de la Ville de Kirkland.

Traduction non-officielle de l’article dessus du Montreal Gazette

Le directeur de l’arrondissement accète un cadeau qui fait jaser
Selon la mairesses, Jacques Chan a suivi le code de conduite, mais selon un critique du conseil, ca ne parrait pas bien

Le directeur en chef d’arrondissement M. Jacques Chan a accepté un cadeau d’un promoteur local pour se faire payer son inscription de $125 pour participer a un tournoi de golf qui a eu lieu lundi le 29 aout 2011. Cela soulève des questions quant à l’efficacité du code de conduite des eimployés de la ville de Montréal.

Certains résidents de Pierrefonds-Roxboro disent que le haut fonctionnaire local, directeur de l’arrondissement Jacques Chan, n’aurait pas du avoir accepté de se faire payer son inscription par le promoteur M. Mario Grilli, afin de pouvoir participer à un tournoi organisé par la ville de Kirkland cet été.

Toutefois, Chan a été autorisé à accepter, car il a respecté le code de la ville de conduite pour les fonctionnaires, adoptée en 2009, selon la mairesse de l’arrondissement Monique Worth lorsqu’on lui a demandé de l’événement cette semaine.

Le code permet à un fonctionnaire d’accepter un cadeau ou autre avantage d’un tiers tant qu’il n’est pas utilisé pour s’attirer les faveurs ou d’influencer les décisions du fonctionnaire, au nom de la ville.

En outre, le fonctionnaire doit déclarer tout cadeau d’une valeur plus de $ 75 à Montréal le bureau du contrôleur général.

Chan a rempli un formulaire pour déclarer le ticket au contrôleur général, Worth a dit.

`M. Chan a accepté l’invitation de M. Grilli pour assister au tournoi de golf», dit-elle. «En tant qu’employé de Montréal, il est permis tant qu’il fait une déclaration, ce qu’il fit.`

Les règles peuvent le permettre, mais ca ne semble pas correct dit le résident Lewis Poulin, un critique du conseil d’arrondissement. Pierrefonds-Roxboro a approuvé des projets et des permis pour l’entreprise le Groupe Immobilier Grilli inc.

«Je trouve que la situation ne parrait pas bien du tout. Ca cree un certain malaise dans une perspective de la protection de l’intérêt public d’avoir un directeur de l’arrondissement qui recoit un cadeau – qui est payé par un promoteur local et qui se tient à profiter de décisions du directeur peut être fait au moment ou après le fait « , a déclaré Poulin.

« Je ne vois pas en place une bonne gestion de la perception de conflit d’intérêts. »

Le code de conduite semble ne pas devoir a divulguer publiquement cette information.

Chan a été dans une équipe avec Grilli à l’événement de golf. Poulin a demandé à la ville de Kirkland des details sur comment s’est inscrit M. Chan au tournoi de golf. (Ces details fournis par Kirkland sont ci dessus)

Poulin a dit que de tels cadeaux devraient être déclarés lors d’une réunion du conseil d’arrondissement.

« Chan a travaillé pour Kirkland depuis 25 ans et le tournoi a été organisé pour le 50e anniversaire de Kirkland » Worth a dit. Ce fut l’occasion pour (Chan) pour rencontrer tous les collègues qu’il avait pour un certain nombre d’années et les gens qu’il traitait avec », dit-elle.

Grilli n’a pas retourné les appels de The Gazette.

2011-12-10
Borough director’s acceptance of gift raises hackles – Montreal Gazette

Also below
– a link to the Montreal code of conduct
– full text of the article below in case link does not work
– information that was provided by the city of Kirkland

Full text of the Montreal gazette article

Borough director’s acceptance of gift raises hackles
Jacques Chan followed code of conduct, but council critic says ‘optics’ are bad
By LINDA GYULAI, The Gazette

A borough director’s gift from a local developer to attend a $125-a-head golf tournament is raising questions about the effectiveness of the city of Montreal’s employee code of conduct.

Some residents in Pierrefonds-Roxboro say the top local civil servant, borough director Jacques Chan, shouldn’t have accepted the $125 ticket to a tournament hosted by the town of Kirkland this summer from West Island developer Mario Grilli.

However, Chan was allowed to accept since he respected the city’s code of conduct for civil servants, adopted in 2009, borough mayor Monique Worth said when asked about the event this week.

The code allows a civil servant to accept a gift or other benefit from a third party as long as it isn’t used to curry favour or influence the civil servant’s decisions on behalf of the city.

As well, the civil servant has to declare any gift worth over $75 to the Montreal comptroller general’s office.

Chan filled out a form to declare the ticket to the comptroller general, Worth said.

« Mr. Chan has accepted an invitation from Mr. Grilli to attend the golf tournament, » she said. « As an employee of Montreal, he’s allowed as long as he makes a declaration, which he did. »

The rules may allow it, but it doesn’t look good, says borough resident Lewis Poulin, a critic of the borough council. Pierrefonds-Roxboro has approved site plans and permits for Grilli’s company, Groupe Immobilier Grilli Inc., he said.

« I just find the optics are uncomfortable from a publicinterest perspective to have a director of the borough who has a treat or a favour – that is paid by a local developer who stands to profit from decisions the director may be making at the time or after the fact, » Poulin said.

« I don’t see the management of the perception of conflict-of-interest. »

The code of conduct also doesn’t require public disclosure, he said. Chan was on a team with Grilli at the golf event. Poulin asked the town of Kirkland who registered Chan for the event. (The evidence provided by Kirkland is presented above in the table)

Poulin said such gifts should be declared at a borough council meeting.

Chan worked for Kirkland for 25 years and the tournament was held for Kirkland’s 50th anniversary, Worth said.

« It was the occasion for (Chan) to meet with all the colleagues he had for a certain number of years and the people he dealt with, » she said.

Grilli did not return The Gazette’s calls.

2011-12-07
Information received from the City of Kirkland
Parts of original email edited to protect privacy of some of those named in the original email
From: ….@ville.kirkland.qc.ca
To:
CC:
Date: Wed, 7 Dec 2011 14:48:02 -0500
Subject: TR: Follow up – FW: Request permission to view registration formes received for Kirkland’s 50th Aniversary Mayor’s Golf Tournament

Dear Sir:

…. we can confirm that the reservation (made by a Kirkland City employee) over the telephone was for Mssrs. Mario Grilli, Sam Elkas, Jacques Chan and a fourth person, who was as yet undetermined.
– (the employee) has no recollection or record of who called to make this reservation, nor of the date of the call.
– The Town issued an invoice for $3,723.71 to Groupe immobilier Grilli on September 16, 2011 covering 3 registrations to the August 29th golf tournament ($375.00) and a sponsorship for 71 bottles of wine, plus all applicable taxes.
– Our records show that Groupe immobilier Grilli paid this invoice in full on September 30, 2011 however, the Town issues no official receipt for such expenditures nor does it keep a photocopy of cashed cheques.

.
2011-11-16
Email sent to City of Kirkland

From:
To: City of Kirkland

– This request is regarding a matter of public interest
– Would it be possible to view all completed registration forms as they were submitted by participants and received by the city of Kirkland concerning participation in Kirkland’s 50th Anniversary: Mayor’s Golf Tournament which took place on August 29 2011?
– Would this information be easily accessible on a website somewhere?

2011-10-10
Divulgation soumise par M. Jacques Chan en date du 10 Octobre 2011
Declaration of gift for Mr. Jacques Chan dated October 10 2011
2011-08-29
Tournoi de golf du 29 aout 2011 – Kirkland
2011-08-29
August 29 2011 Kirkland Golf Tournament
Avant le 29 aout 2011
Inscription au tournoi de golf fait par appel telephone. Il n’y a pas de traces de qui a fait l’inscription
Guide de conduite Service du contrôleur général à l’égard des valeurs de l’organisation destiné aux employés de la Ville de Montréal
– Voir la section cadeau dans le guide

Cadeau, marque d’hospitalité et autres avantages

Aux fins de la présente section, est considéré comme un avantage, tout cadeau, marque d’hospitalité, don, faveur, prêt, service, commission, rémunération, somme d’argent, rétribution, bénéfice, profit, escompte, admission gratuite ou à prix réduit à des événements sportifs ou culturels ou autres de même nature;

L’employé ne peut solliciter, accepter ou recevoir un avantage en contrepartie de l’exercice de ses fonctions, en plus de ce qui lui est alloué à cette fin par la Ville;

L’employé ne peut solliciter, accepter ou recevoir par lui-même ou par l’intermédiaire d’une personne ayant un lien de parenté avec l’employé ou par un tiers à son profit un avantage qui risque d’avoir une influence réelle, potentielle ou apparente sur l’objectivité et l’impartialité de l’employé dans l’exercice de ses fonctions ou de le placer dans une situation d’obligé envers le donateur. En cas de doute, l’employé doit demander l’avis au Service du contrôleur général;

Un employé ne peut solliciter, accepter ou recevoir par lui-même ou par l’intermédiaire d’une personne ayant un lien de parenté avec l’employé ou par un tiers à son profit, un avantage d’une personne, d’un groupe de personnes, d’une entreprise, d’un organisme ou d’une association ayant ou sollicitant une relation d’affaires avec la Ville;

Le donateur dont l’avantage ne peut être accepté pourra recevoir une copie des dispositions pertinentes du Guide afin qu’il puisse être informé des motifs du refus;

Malgré ce qui précède, l’acceptation d’un avantage d’une valeur de moins de 75 $ est admissible si cela se produit lors d’une activité de formation ou de perfectionnement, d’une conférence, d’un gala ou d’une activité ou d’un événement lié à l’exercice des fonctions officielles de représentation de l’employé visé et que cela est conforme aux règles de la courtoisie, de l’hospitalité ou du protocole sans être susceptible de compromettre l’intégrité de l’employé ou de la Ville.
Lorsqu’un employé doit accepter un tel avantage d’une valeur de plus de 75 $, il doit le déclarer par écrit au Service du contrôleur général qui déterminera si des mesures doivent être prises selon les circonstances.

We are presently looking for the English version of the code of conduct presented in French on the left.